Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Intrastat-ai
(Betreiber: Clemens Strobl)
Petronillaweg 6
3141 Kapelln
Österreich
E-Mail: clemens.strobl@hotmail.de
Website: www.intrastat-ai.com

2.1 Server-Log-Dateien (Hosting)

Unsere Website wird extern gehostet (Koyeb). Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind u.a.:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung unserer Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

2.2 Account-Registrierung und Authentifizierung (Supabase)

Zur Nutzung unseres Dienstes müssen Sie sich registrieren. Hierfür erfassen wir mindestens Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort. Wir nutzen für die Verwaltung der Nutzerkonten und zur Authentifizierung den Dienst Supabase.

• Zweck: Authentifizierung, Kontoverwaltung, Absicherung des Logins.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).

2.3 Lokal gespeicherte Daten (Cookies & localStorage)

Zur Bereitstellung unserer Dienste speichern wir folgende Einträge im lokalen Speicher Ihres Browsers. Alle Einträge sind technisch notwendig; es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies gesetzt.

Sie können das Setzen von Cookies in Ihren Browsereinstellungen jederzeit einschränken oder unterbinden. localStorage-Einträge können Sie über die Entwicklerkonsole (F12) oder in den Browser-Datenschutzeinstellungen löschen.

2.4 Reichweitenmessung (Umami, cookiefrei)

Wir verwenden die Analysesoftware Umami, die wir selbst auf unserer eigenen Infrastruktur (Koyeb) betreiben. Umami arbeitet ohne Cookies und erhebt keine personenbezogenen Daten: Erfasst werden lediglich Seitenaufrufe, Referrer, Browsertyp, Gerätetyp und Land (auf Basis anonymisierter IP-Auswertung). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der statistischen Auswertung der Nutzung).

2.5 Kostenlose Warennummer-Suche (Ratenbegrenzung & Protokollierung)

Für die öffentlich zugängliche, kostenlose Warennummer-Suche (KN8-Code-Finder) speichern wir zur Durchsetzung der Nutzungslimits Ihre IP-Adresse für bis zu 24 Stunden in einem Zwischenspeicher (Redis, Anbieter: Upstash). Zusätzlich werden die eingegebenen Suchbegriffe zusammen mit der IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr in unserer Datenbank protokolliert. Eine Löschung dieser Protokolleinträge können Sie jederzeit per E-Mail anfordern.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Missbrauchsverhinderung und fairen Bereitstellung des kostenlosen Angebots).

2.6 Kontaktformular (Resend)

Wenn Sie uns über das Kontaktformular anschreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht zur Bearbeitung der Anfrage. Der Versand der Nachricht an uns erfolgt über den E-Mail-Dienst Resend.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage); bei Vertragsanbahnung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Das Kernstück unseres Tools ist die KI-gestützte Analyse von Artikelbeschreibungen (primär PDF-Rechnungen) zur Ermittlung von KN-Codes, Eigenmasse und Ursprungsland.

3.1 Datenspeicherung

• Dokumente (PDFs, Fotos), die Sie zur Analyse hochladen, werden nur während der Verarbeitung und einer möglichen Wiederholung des Auftrags verschlüsselt in unserer Datenbank (Anbieter: Neon, Serverstandort Frankfurt/EU) gespeichert. Nach Abschluss, Ablehnung oder endgültigem Fehler des Auftrags löschen wir die Rohdatei automatisch.
• Die extrahierten Meldedaten bleiben für Prüfung und Export im Auftrag verfügbar. Sie können Ihre Aufträge und die damit gespeicherten Daten jederzeit im Tool löschen; die vollständige Löschung sämtlicher verbleibender Kopien können Sie jederzeit per E-Mail anfordern.

3.2 KI-Modelle & API-Nutzung

Zur Analyse der Freitexte aus Rechnungen und CSV-Dateien nutzen wir API-Schnittstellen zu Sprach- und Vektormodellen Dritter. Die KI-Inferenz erfolgt über das LLM-Gateway Requesty in Microsoft Azure, Region Germany West Central. Für Vektor-Embeddings zur semantischen Suche nutzen wir HostYourAI. Die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union.

• Kein KI-Training mit Ihren Daten: Wir binden diese Modelle ausschließlich über geschäftliche B2B-APIs ein. Nach den Nutzungsbedingungen der eingesetzten API-Anbieter werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der öffentlichen Sprachmodelle verwendet.
• Datenminimierung: Wir übermitteln an die KI-Schnittstellen lediglich die Artikelbeschreibungen bzw. extrahierten Rohtexte, nicht jedoch Ihre Zugangsdaten oder sonstige Kontoinformationen.
• Webseiten-Abruf: Zur Analyse kann das Tool zudem den öffentlich zugänglichen Volltext von Webseiten abrufen, die in Suchergebnissen gefunden wurden.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Analyse der Daten ist der konkrete Vertragszweck unseres Dienstes).

3.3 Websuche (Brave / Tavily)

Zur Ermittlung von Eigenmasse und Ursprungsland der Waren führt das Tool automatisierte Websuchen durch. Dabei können Artikelbeschreibungen sowie Marken- und Lieferantennamen aus Ihren Rechnungen in Suchanfragen an die Suchanbieter Brave Search (Standard) und Tavily (Fallback) übermittelt werden. Gleiches gilt für Suchbegriffe, die Sie in den öffentlichen KN8-Code-Finder eingeben.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.4 Geocoding & Entfernungsberechnung (OpenStreetMap / OSRM)

Zur Berechnung des statistischen Werts werden Ortsangaben (Lieferanten- und Kundenort) aus Ihren Rechnungen an den Geocoding-Dienst Nominatim (nominatim.openstreetmap.org, OpenStreetMap Foundation) und den öffentlichen Routing-Dienst OSRM (router.project-osrm.org) übermittelt. Es werden ausschließlich Ortsnamen, keine Namen oder Adressen natürlicher Personen übermittelt.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir setzen folgende externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag oder als eigenständig Verantwortliche verarbeiten können:

Die in diesem Abschnitt genannten Dienstleister verarbeiten Daten in der Europäischen Union. Weitere Informationen und die jeweiligen Datenschutzhinweise stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

• Kontodaten: bis zur Löschung Ihres Kontos.
• Hochgeladene Dokumente und Analysedaten: bis Sie den jeweiligen Auftrag löschen bzw. die Löschung per E-Mail anfordern.
• IP-Adressen zur Ratenbegrenzung (Redis): maximal 24 Stunden.
• Protokolle der öffentlichen Warennummer-Suche: bis zur Löschung auf Ihre Anfrage.
• Server-Log-Dateien: gemäß den Aufbewahrungsfristen des Hosting-Anbieters.

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen („Recht auf Vergessenwerden").
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
6. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen.
7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die unter Punkt 1 angegebene Adresse.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen (z. B. bei der Einführung neuer Funktionen). Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.